SENKUyouメール_vol035：ウェブサイト構築に向けた会議設計のコツ
2023/03/07 (Tue) 11:51
ウェブサイト構築に向けた会議設計のコツ ＿ vol.035
こんにちは。この冬は大寒波なども到来しましたが、皆様ご無事でお過ごしでしょうか。
今回の記事は、寒波の影響で家の猫がますます寄ってくるようになり、ちょっとうれしかった田中が担当します。
今回は、ウェブサイト構築に向けた会議設計のコツを紹介します。
ウェブサイトを構築するプロジェクトをなるべく安全に進行するために、ウェブサイト自体の設計も重要ですが、同様に、適切な会議の設計も非常に重要です。
■納品物を確認する
ウェブサイトを構築するにあたって、ただ制作してデータの形で納品するだけでよいという場合もありますが、多くの場合、ドキュメントも必要になります。ドキュメントは会議で確認することも多くあります。これらは費用に関わるので、受注前にどのようなドキュメントが必要かよく確認しておくことが重要です。
□納品物の例
・サイト仕様書
・コーディングガイドライン
・デザインガイドライン
・サイトデータ
・マニュアル
・テスト時のエビデンスデータ
・納品書
■全体のスケジュールを設計する
次に、プロジェクト全体のスケジュールを設計します。スケジュールは基本的には納期から逆算して作成します。
会議設計においては、そのタイミングでの検討事項が社内のみで進められる内容か、会議などで合意をとらなければ進められない内容であるかの判別が必要になります。
合意が必要な内容が多く含まれそうであるにもかかわらず充分な時間をとることができない、ということがこの時点である程度見えてしまった場合は、納期の調整が必要になります。
■いつどのような確認・合意が必要か考える
おおまかなスケジュールの設計後に、いつ、どのような確認・合意が必要であるか、そのために何回の会議が必要になるか考えます。
たとえば、ワイヤーフレームやサイトの設計、コミュニケーションルールやデザイン、機能の詳細など、納品物に明確に含まれていなかったとしても作成が必要になるドキュメントも多く、それらについては社内外ともに確認や合意をもとに進めなければなりません。ごく小規模であればメールベースで進めることもありますが、複数回の会議や会議外での確認を経て合意に至るような場合がほとんどです。
見積のなかで会議のおおまかな開催可能回数が決まっていることがほとんどのため、優先順位を分けて、会議で合意をとるものと、会議外で合意をとるものを振り分けていきます。
■可能な限り無理のない日程で配置する
ここまでで、
・いつまでに何に合意が必要か
・いつまでにどのようなドキュメントが必要か
・各ドキュメントの完成のタイミング
が設計できているはずです。これらについて、無理のない日程で配置します。社内で資料を作成できても、お客様の側で確認に必要な時間もあるので、それらも考慮に入れる必要があります。
会議で確認するドキュメントについては、事前にお渡しできればベストなので、それらも踏まえて無理のない日程で配置していきます。もしここで無理が発生しそうな場合は、会議以外の場で確認ができるか、あるいは確認の対象とするか、作成が必要かどうか自体も含めて検討します。
■まとめ
この記事では会議設計のコツについてまとめました。
・納品物を確認する
・全体のスケジュールを設計する
・いつどのような確認・合意が必要か考える
・可能な限り無理のない日程で配置する
という段階自体は当たり前といえば当たり前ですが、スケジュールが込み入ったり複数のプロジェクトが重なってしまうと、打ち合わせの度に内容や必要なドキュメントをあらためて考えて対応していく、というようなことになりがちです。
限られた予算のなかでプロジェクトを遂行するにあたって、プロジェクト全体を見据えた会議設計は大変重要になります。当初の設計通りに進まないことも多くありますが、可能な限り序盤に時間をとってしっかり設計をすることで、不測の事態にも対応しやすくなります。
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今回は、ウェブサイト構築に向けた会議設計のコツを紹介します。
ウェブサイトを構築するプロジェクトをなるべく安全に進行するために、ウェブサイト自体の設計も重要ですが、同様に、適切な会議の設計も非常に重要です。
■納品物を確認する
ウェブサイトを構築するにあたって、ただ制作してデータの形で納品するだけでよいという場合もありますが、多くの場合、ドキュメントも必要になります。ドキュメントは会議で確認することも多くあります。これらは費用に関わるので、受注前にどのようなドキュメントが必要かよく確認しておくことが重要です。
□納品物の例
・サイト仕様書
・コーディングガイドライン
・デザインガイドライン
・サイトデータ
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■全体のスケジュールを設計する
次に、プロジェクト全体のスケジュールを設計します。スケジュールは基本的には納期から逆算して作成します。
会議設計においては、そのタイミングでの検討事項が社内のみで進められる内容か、会議などで合意をとらなければ進められない内容であるかの判別が必要になります。
合意が必要な内容が多く含まれそうであるにもかかわらず充分な時間をとることができない、ということがこの時点である程度見えてしまった場合は、納期の調整が必要になります。
■いつどのような確認・合意が必要か考える
おおまかなスケジュールの設計後に、いつ、どのような確認・合意が必要であるか、そのために何回の会議が必要になるか考えます。
たとえば、ワイヤーフレームやサイトの設計、コミュニケーションルールやデザイン、機能の詳細など、納品物に明確に含まれていなかったとしても作成が必要になるドキュメントも多く、それらについては社内外ともに確認や合意をもとに進めなければなりません。ごく小規模であればメールベースで進めることもありますが、複数回の会議や会議外での確認を経て合意に至るような場合がほとんどです。
見積のなかで会議のおおまかな開催可能回数が決まっていることがほとんどのため、優先順位を分けて、会議で合意をとるものと、会議外で合意をとるものを振り分けていきます。
■可能な限り無理のない日程で配置する
ここまでで、
・いつまでに何に合意が必要か
・いつまでにどのようなドキュメントが必要か
・各ドキュメントの完成のタイミング
が設計できているはずです。これらについて、無理のない日程で配置します。社内で資料を作成できても、お客様の側で確認に必要な時間もあるので、それらも考慮に入れる必要があります。
会議で確認するドキュメントについては、事前にお渡しできればベストなので、それらも踏まえて無理のない日程で配置していきます。もしここで無理が発生しそうな場合は、会議以外の場で確認ができるか、あるいは確認の対象とするか、作成が必要かどうか自体も含めて検討します。
■まとめ
この記事では会議設計のコツについてまとめました。
・納品物を確認する
・全体のスケジュールを設計する
・いつどのような確認・合意が必要か考える
・可能な限り無理のない日程で配置する
という段階自体は当たり前といえば当たり前ですが、スケジュールが込み入ったり複数のプロジェクトが重なってしまうと、打ち合わせの度に内容や必要なドキュメントをあらためて考えて対応していく、というようなことになりがちです。
限られた予算のなかでプロジェクトを遂行するにあたって、プロジェクト全体を見据えた会議設計は大変重要になります。当初の設計通りに進まないことも多くありますが、可能な限り序盤に時間をとってしっかり設計をすることで、不測の事態にも対応しやすくなります。
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