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ぴあサポメルマガ9月号【ビジネスメール入門 ~大学生でも生かせるスキル~】

2017/09/22 (Fri) 09:51
☆★☆――――――――――――
ビジネスメール入門
 ~大学生でも生かせるスキル~
―――――★ぴあサポメルマガ9月号★

こんにちは。ぴあサポメルマガ9月号です。
今月は社会人経験●年→脱サラして現在大学院生の筆者が経験を踏まえてお送りします。
今回のテーマは「ビジネスメール入門」。ビジネスメールと銘打っていますが、“公的なメール”、
つまり研究室の先生や、研究協力者に向けたメールを送る際にも活用できるメールの基本について書きたいと思います。

■目次■
1.何よりセキュリティ
2.タイミングって大事です
3.文章から伝わるもの・伝わらないもの
4.さいごに

◇◆◇1.何よりセキュリティ

皆さん、メールを送信するとき、宛先を確認しますか?宛先を確認せずに送るあなた、
これから宛先を必ず確認する癖をつけましょう。公的メールでは、何よりセキュリティが重視されます。
大切な研究情報を無関係の人に送ったり、会社であれば他社に機密を漏らしたりお客様情報を漏洩したりすると、
あなた自身の信頼を失うだけでなく、あなたの所属する組織も信頼を失います。
かくいう私も送信ミスをしたことがあります…。大事に至る内容ではなかったのですが、焦りました。
同姓同名や、同じじゃなくても似た名前には特に気を付けましょう。
万が一メールを誤って送信したことに気づいた場合は、即、
その方(及び同時送信の相手全員)に対して送信先ミスをした旨を伝え、メールを削除してもらいましょう。
※ゴミ箱からも消去!
余談ですが、私の姉は、Aちゃんの悪口をBちゃんにメールで言おうとして、誤ってAちゃん本人に送り付けてました。
大変ですね。そもそも悪口をメールで送るのは止めましょう。

◇◆◇2.タイミングって大事です

公的メール、送るタイミングが大事です。特に御礼。身近なところだと就職活動の企業訪問後の御礼ですね。
3日後…とか、一週間後…に御礼メールが来ても、ちょっと微妙です。
御礼は早めに!翌朝には先方が確認できるようにしたいですね。
ただ、たまにOBOG訪問で「それではまた」って別れてから5分後くらいに
「ありがとうございました!」ってメールを送ってくれる学生さんがいたのですが、
早すぎて逆にコワかったです。見計らいましょう。
なお就職活動に関して言うと、どんな話に興味を持ったか、どんな話が貴重だったか、
具体的に記載されていると「この子はしっかり話を聞いていて意欲がありそうだな」と好印象です。

◇◆◇3.文章から伝わるもの・伝わらないもの

「先日お送りした資料、ご確認いただけたでしょうか?」
「先日資料を送ったのですが、ご確認いただいていないのでしょうか。」

以前勤めていた会社で、メール爆弾のような、キツい内容のメールを送っていらっしゃる方がいました。
直接お会いすると、そんなにキツい方ではないのに…。
そうです。よく言われることではありますが、文字だけでは伝わらないものがあるのです。
口頭で伝えるよりも、文字だけの場合は冷たく感じられ、誤解を生むこともあります。
冒頭の2つの文章、言いたい内容は同じですが、受ける印象は全然違いますよね。
公的なメールではより一層、与える影響を考慮して、文章美人を目指さなくてはなりません。
なお、今回はテーマがビジネスメールなので、メールについてばかり書いていますが、
メールと電話や対面の併用は大事です。メールを送った後に電話で補足したり、
対面で会った後に素早く内容の確認メールを送ったり。
メールは文字として残るため、様々な証跡として使えます。
そのため、電話だけとか対面で会うだけよりも、やっぱり一通メールを送っておくことは有用です。
出来るだけ誤解を生まないメールを作成することを意識しつつ、
メールだけでは伝えきれないところはリアルで補って活用しましょう!

◇◆◇4.さいごに

いかがでしたか?
公的メールのマナーは、本やネットでも色々な情報が出ているので、あえてそういう情報ではない、
“リアル”な失敗談や実体験をお伝えしてみました。
メールはとても便利ですが、使い方を間違えるとマイナスに働く、諸刃の剣です。
そういう特性をよく知って活用していただければと思います。
今回の内容が皆さんのお役に立てれば幸いです。
ごきげんよう!

【筆者紹介】
某企業に●年勤務後、東大に帰還。変わるもの変わらないものがあるなあと思っています。
私が最初の学生の頃にはピアサポは無かったな~。

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